Organisasi

Latar Belakang

Organisasi adalah sarana dalam pencapaian tujuan, yang merupakan wadah kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama dalam usahanya mencapai tujuan. Organisasi atau perusahaan harus mampu mengelolah manajemennya untuk memenangkan persaingan pada era yang serba kompetitif supaya dapat bertahan untuk tumbuh dan berkembang sesuai dengan tujuan perusahaan. Setiap perusahaan, baik yang bergerak dibidang produksi, jasa maupun industri, pada umumnya memiliki tujuan untuk memperoleh keuntungan. Supaya dapat mencapai tujuan itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen efektif yang akan menunjang jalannya operasi perusahaan secara terus-menerus dan tingkat efektivitas kerja karyawan juga perlu diperhatikan. Perusahaan memiliki beberapa bagian pada umumnya, yakni bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian produksi, bagian sumber daya manusia, dan bagian administrasi. Masing-masing bagian tersebut melaksanakan kegiatan yang berbeda tetapi saling berhubungan satu sama lain. Tingkat kegiatan yang dilaksanakan perusahaan akan mengalami perubahan dari suatu periode ke periode berikutnya. Adanya perubahan tersebut mengharuskan manajemen mengadakan koordinasi dalam suatu perusahaan dan menciptakan wadah yang merupakan alat komunikasi antar bagian yaitu struktur organisasi. Pada struktur organisasi terdapat garis hubungan antar manajer dan karyawan yang memiliki garis hubungan antar tugas, wewenang, dan tanggung jawab. Koordinasi diperlukan untuk memperoleh kesatuan tindak dalam mencapai tujuan perusahaan. Tanpa adanya koordinasi, orang-orang atau fungsi yang ada akan lebih mengejar kepentingannya sendiri sehingga mengorbankan tujuan perusahaan. Koordinasi antar bagian sesuai dengan kegiatan perusahaan akan menjadi salah satu faktor pendukung terhadap kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

PENGERTIAN ORGANISASI

  a. Struktur organisasi, pembagian kerja, departemantalisasi, bentuk-bentuk   struktur organisasi

·         Pengertian  Organisasi

Organisasi secara etimologi berasal dari kata Organ (sebuah kata dalam Bahasa Yunani) yang berarti alat. Bagi seorang pebisnis yang sukses diharuskan untuk memiliki suatu organisasi yang memiliki reputasi yang baik, dalam artian di segani oleh para mitra bisnis serta para pesaing dan juga dicintai oleh karyawannya, Irham Fahmi ( 2013:151)  Manajemen Kepemimpinan. Dengan penerapan konsep seperti itu maka organisasi dibentuk dengan hasrat memenuhi keinginan-keinginan para stakeholders’ berbagai pihak terutama pihak pemegang saham yang dianggap sebagai pemilik orgnisasi.

Oleh karena itu, kita dapat mendefinisikan organisasi sebagai sebuah wadah yang memiliki multi peran dan didirikan dengan tujuan mampu memberikan serta mewujudkan keinginan berbagai pihak, dan tak terkecuali kepuasan bagi pemiliknya.

Menurut Ibn Khaldun manusia diciptakan sebagai makhluk politik atau sosial, yaitu makhluk yang selalu membutuhkan orang lain dalam mempertahankan kehidupannya, sehingga kehidupannya dengan masyarakat dan organisasi sosial merupakan sebuah keharusan (dharury) (Muqaddimah: 41). Pendapat ini agaknya mirip dengan pendapat Al-Mawardi dan Abi Rabi’.

 Lebih lanjut, manusia hanya mungkin bertahan untuk hidup dengan bantuan makanan. Sedang untuk memenuhi makanan yang sedikit dalam waktu satu hari saja memerlukan banyak pekerjaan.Sedang untuk memenuhi makanan yang sedikit dalam waktu satu hari saja memerlukan banyak pekerjaan. Sebagai contoh dari butir-butir gandum untuk menjadi potongan roti memerlukan proses yang panjang. Butir-butir gandum tersebut harus ditumbuk dulu, untuk kemudian dibakar sebelum siap untuk dimakan, dan untuk semuanya itu dibutuhkan alat-alat yang untuk mengadakannya membutuhkan kerjasama dengan pandai kayu atau besi. Begitu juga gandum-gandum yang ada, tidak serta merta ada, tetapi dibutuhkan seorang petani. Artinya, manusia dalam mempertahankan hidupnya dengan makanan membutuhkan manusia yang lain. (Muqaddimah: 42). Selain kebutuhan makanan untuk mempertahankan hidup, menurut Ibn Khaldun manusia memerlukan bantuan dalam hal pembelaan diri terhadap ancaman bahaya.

b. Bentuk - bentuk struktur organisasi 

Organisasi adalah sekumpulan dari beberapa orang yang melakukan kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan bersama

Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :

1.      Struktur organisasi lini/garis

2.      Struktur organisasi lini dan staff

3.      Struktur organisasi fungsional

4.      Struktur organisasi lini dan fungsional

1.      Organisasi Lini

Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur.Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol,

Ciri – ciri :

1.     Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

2.     Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

3.     Jumlah karyawan sedikit

4.     Sarana dan alatnya terbatas

5.     Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer

6.     Organisasi kecil

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

      1.      Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

      2.      Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

      3.      Proses decesion making berjalan cepat

      4.      Disiplin dan loyalitas tinggi

      5.      Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

      1)      Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

      2)      Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

      3)      Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

      4)      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

 2.      Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya.Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya.Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri – ciri :

1.      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

2.      Karyawan banyak

3.      Organisasi besar

4.      Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

a.      Personel lini

b.      Personel staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada pembagian tugas yang jelas

2)      Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

3)      Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

4)      Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

5)      Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)    Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

2)    Proses decesion makin berliku-liku

3)    Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

4)    Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

 

 3.      Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut

Ciri – ciri :

1.      Organisasi kecil

2.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli

3.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

4.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

5.      Pengawasan dilakukan secara ketat

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)    Program tearah, jelas dan cepat

2)    Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai

3)    Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat

4)    Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik

5)    Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik

6)    Solidaritas antar anggota yang tinggi

7)    Moral serta disiplin keija yang tinggi

8)    Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik

9)    Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

10)  Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

11)  Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)  Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi

2) Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan

3)  Insiatif perseorangan sangat dibatasi

4)  Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu

5)  Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

6)  Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

7)  Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

8) Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

1.      Lingkungan stabil

2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

 

4.      Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus. 

Ciri – ciri :

1.      Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan

2.      Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional

3.      Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon

4.     Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, ketua-ketua seksi, dan para perugas

5.      Struktur organisasi secara relatif tidak permanea. Organisasi ini hanya dipakai sesuai kebutuhan atau kegiatan

6.      Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif

7.      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

8.      Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Solodaritas tinggi

2)      Disiplin tinggi

3)      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum

4)      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

5)      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat

6)      Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan

7)      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah:

1)     Kurang fleksibel dan tour of duty

2)     Spesialisasi memberikan kejenuhan

3)    Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan  anggota organisasi

4)    Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain

5)     Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja

6)   Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas

Organisasi panitia biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara, dan beberapa seksi.

 5.      Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia.

6.      Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

1.      Executive Committe (Pimpinan komite)

yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

2.      Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan

2)      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

3)      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Proses decesion making sangat lamban

2)      Biaya operasional rutin sangat tinggi

3)      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

c. Organisasi sitem tertutup dan sitem terbuka

            Dalam konsep organisasi dikenal dengan istilah organisasi dengan system tertutup dan terbuka. Kedua system tersebut dipakai dan diterapkan berdasasrkan pada kondisi yang di sesuaikan.Dalam artianada organisasi yang menerapkan sitem tertutup dengan alasan masing-masing serta ada pula organisasi yang menerapkan system terbuka dengan alasannya masing-masing. Untuk memahami kedua system tersebut adalah sebagai berikut :

1.  Organisasi Sistem Tertutup

Organisasi yang menganut konsep system tertutup adalah organisasi tersebut tidak memiliki tingkat interaksi yang tinggi dengan lingkungan luar. Bahkan dengan system tersebut organisasi seperti ini cenderung lebih kaku, dan itu terakumulasi dalam bentuk kebijakan yang dihasilkan. Dampak lebih jauh akan terasa pada saat organisasi ini mengalami berbagai bentuk masalah, seperti terjadinya demontrasi karyawan, pemogokan kerja, kecelakaan kerja dan sebagainya. Pimpinan perusahaan  dalam menyelesaikan masalah terlihat kekakuannya, sehingga keputusan yang di hasilkan tidak memiliki format win-win solution, namun malah bias jadi bersifat win-lose solution.

Win-win solution artinya baik pihak manajemen perusahaan dan para karyawan dianggap sama-sama saling menguntungkan, namun pada saat kondisi keputusan win-lose solution berarti keputusan yang dihasilkan hanya menguntungkan pihak pimpinan saja tanpa mempedulikan nasib para karyawannya. Otoriter dalam pengambilan keputusan sangat sering terjadi pada organisasi dengan sitem tertutup, bukan bagi mereka menerima pembaharuan pemikiran cenderung hanya akan menyebabkan perusahaan bisa mengalami penuruna keuntungan.

2.  Organisasi Sitem Terbuka

            Organisasi dengan sistem terbuka adalah organisasi yang memiliki tingkat interaksi tinggi dengan lingkungan luar. Dan organisasi dengan system terbuka seperti ini cenderung interaktif dan dinamis dalam menanggapi setiap bentuk perubahan yang terjadi. Konsep yang dianut oleh system organisasi ini seperti ini cenderung mengedepankan kebersamaan dan memiliki kepedulian yang  tinggi pada lingkungan bisnis, baik lingkungan internal maupun eksternal.

            Fremont E. Kast dan James E. Rosenzwig dalam Irham Fahmi ( 2013 : 159 ) mengatakan, Organisasi adalah suatu sitem terbuka yang saling mempertukarkan ( Exchange ) informasi, energy dan material dengan lingkungannya.

            Menurut Stephen P. Robbin, dalam Irham Fahmi ( 2013 : 137 ) “bahwa suatu organisasi mempunyai daur hidup dimana mereka berkembang melalui sebuah serangkaian transisi yang distandarisasikan pada saat mereka berkembang dari waktu-kewaktu”.

 Daur Hidup pada dasarnya menunjukkan pola perubahan organisasi yang dapat diramalkan  dengan mengikuti tahapan perkembangan yang konsisten  dan bukan kejadian yang random.

Tweet