Rekrutmen atau Penarikan

Sebuah organisasi kerja/perusahaan memerlukan sejumlah tenaga kerja dalam usaha mewujudkan eksistensinya, yang terarah pada pencapaian tujuannya berupa keuntungan dalam bisnis. Tenaga kerja tersebut berfungsi sebagai pelaksana pekerjaan yang menjadi tugas pokok organisasi/perusahaan. Oleh karena itulah penarikan (recruitment) sebagai salah satu kegiatan Manajemen SDM tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan kegiatannya yang lain.

Dengan kata lain rekruitmen tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan deskripsi dan atau spesifikasi pekerjaan/jabatan sebagai hasil analisis pekerjaan/jabatan, yang memberikan gambaran tentang tugas-tugas pokok yang harus dikerjakan. Rekruitmen tidak pula dapat dilepaskan kaitannya dengan Perencanaan SDM sebagai kegiatan Manajemen SDM. Dari Perencanaan SDM dapat diketahui pekerjaan yang diperlukan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Selanjutnya ketepatan melakukan kegiatan rekruitmen, akan terlihat dari hasil penilaian karya setelah pekerja melaksanakan tugas-tugas pokoknya untuk satu periode tertentu.

1.      Pengertian Penarikan SDM

Penarikan (recruitment) merupakan peroses pencarian dan ‘pemikatan’ para calon karyawan atau pelamar yang mampu untuk melamar sebagai karyawan. Sedangkan menurut Hadari Nawawi, rekruitmen (penarikan) adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk jabatan/pekerjaan utama (produk lini dan penunjangnya) di lingkungan organisasi/perusahaan.

Proses penarikan dimulai ketika para pelamar dicari dan berakhir bila lamaran (aplikasi) mereka diserahkan. Hasilnya adalah sekumpulan pencari kerja dari mana para karyawan baru diseleksi.  Di dalamnya terdapat tiga kegiatan pokok yang terdiri dari:

1.      Kegiatan Seleksi

Seleksi adalah proses menetapkan keputusan dalam menerima (mengupah) atau tidak menerima (tidak mengupah), setelah mempertimbangkan setiap pelamar (calon) untuk suatu pekerjaan/jabatan.

Dengan demikian seleksi merupakan langkah kedua dalam peruses pengupahan. Prosesnya dilakukan dengan cara menetapkan karakteristik prilaku yang efektif dalam melaksanakan pekerjaan setiap jabatan yang memerlukan tenaga kerja sabagai persyaratan, dan mengukur kemampuan calon berdasarkan karakteristik tersebut. Karakteristik pekerjaan/jabatan biasanya ditetapkan Deskripsi dan atau Spesifikasi Pekerjaan/Jabatan sabagai hasil Analisis Pekerjaan/Jabatan.

2.      Kegiatan Penempatan

Penempatan adalah penugasan seorang pekerja pada suatu jabatan atau unit kerja di lingkungan suatu organisasi/perusahaan.

Dengan demikian berarti penempatan merupakan langkah ketiga dari proses pengupahan seseorang. Penempatan merupakan pengisian jabatan yang kosong, agar tugas pokok pada jabatan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu melalui kegiatan sebelumnya harus pekerja yang memiliki kemampuan sesuai dengan jabatan yang akan menjadi tanggung jawabnya. Dengan kata lain calon yang akan ditempatkan harus memiliki kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dalam suatu jabatan secara efektif dan efesien.

3.      Kegiatan Sosialisasi/Orientasi

Sosialisasi adalah proses orientasi seorang pekerja baru pada organisasi atau unit kerja tempatnya akan bertugas. Kegiatan ini disebut juga kegiatan orientasi sebagai salah satu kegiatan Manajemen SDM.

Selanjutnya terdapat 4 (empat) sikap yang berbeda di lingkungan organisasi/perusahaan dalam melakukan rekruitmen. Keempat sikap itu adalah:

1.      Sikap Pasif Tanpa Diskriminatif

Sikap ini dimaksudkan adalah komitmen para eksekutif di lingkungan suatau organisasi/perusahaan untuk meniadakan perbedaan dan memperlakukan secara sama dalam men gangkat, menggaji, dan memberikan promosi bagi para calon dan para pekerja. Rekruitmen tidak membedakan ras, jenis kelamin, suku, agama, dan lain-lain dari para pelamar. Satu-satunya dasar yang dipergunakan dalam rekruitmen adalah proses seleksi yang sama bagi semua calon/pelamar.

2.      Rekruitmen Berdasarkan Perbedaan

Rekruitmen dilakukan oleh organisasi/perusahaan dengan cara aktif mengelompokkan para pelamar, dengan hanya menerima kelompok tertentu. Tidak seorangpun pelamar untuk bekerja yang dapat menolak diskriminasi bilamana latar belakang dan kondisinya sekarang, tidak sesuain dengan kelompok yang akan diterima. Misalnya hanya akan menerima sarjana ekonomi syariah dengan indeks prestasi kumulatif (IPK) minimum 3,5.

3.      Rekruitmen Berdasarkan Prioritas

Rekruitman dilakukan oleh organisasi/perusahaan dengan mendahulukan atau memprioritaskan kelompo tertentu. Cara ini tidak murni diskriminasi, dan disebut dengan penjatahan lunak. Misalnya dengan memprioritaskan wanita, apabila tidak ada maka yang pria pun diterima.

4.      Rekruitmen dengan penjatahan

Rekruitmen ini dilakukan oleh organisasi/perusahaan dengan menetapkan jatah untuk kelompok tertentu. Rekruitmen tidak dilakukan bilamana tidak ada pelamar dari kelompok tersebut. Misalnya hanya untuk putra daerah.

Beberapa alasan mengapa organisasi/perusahaan menjalankan proses penarikan SDM :

1.      Berdirinya organisasi/perusahaan baru

2.      Adanya perluasan (ekspansi) kegiatan organisasi/perusahaan

3.      Terciptanya pekerjaan-pekerjaan dan kegiatan-kegiatan baru

4.      Adanya pekerja yang pindah ke organisasi/perusahaan lain

5.      Adanya pekerja yang berhenti,  baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat sebagai tindakan hukuman

6.      Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pensiun,

7.      Adanya pekerja yang meninggal dunia

2.2.            Kendala-kendala Penarikan

Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai kendala. Batasan-batasan ini bersumber dari organisasi, pelaksanaan penarikan dan lingkungan eksternal.

A.    Kebijaksanaan Organisasional

Berbagai kebijaksanaan organisasional merupakan sumber batasan potensial. Kebijaksanaan ini berusaha untuk mencapai keseragaman, manfaat hubungan masyarakat, ekonomis, dan sasaran-sasaran lain yang tidak berhubungan dengan penarikan. Di antara kebijaksanaan organisasional penting yang akan mempengaruhi penarikan adalah:

1.      Kebijaksanaan Promosi

Kebijaksanaan promosi dari dalam dimaksudkan untuk memberikan kepada karyawan sekarang kesempatan pertama untuk mengisi lowongan-lowongan pekerjaan. Kebijaksanaan ini akan meningkatkan moral dan partisipasi karyawan, serta membantu kegiatan “pemeliharaan” karyawan.

2.      Kebijaksanaan Kompensasi

Kendala umum yang dihadapi dalam pelaksanaan penarikan adalah kebijaksanaan penggajian atau pengupahan. Organisasi biasanya menetapkan “range” upah untuk berbagai pekerjaan yang berbeda. Besarnya kompensasi yang ditawarkan organisasi akan mempengaruhi minat pencari kerja untuk menjadi pelamar serius.

3.      Kebijaksanaan Status Karyawan

Banyak perusahaan mempunyai kebijaksanaan penerimaan karyawan dengan status honorer, musiman atau sementara, atau “part-time”. Meskipun minat pelamar terhadap tipe status penerimaan seperti ini semakin tinggi, kebijaksanaan tersebut dapat menyebabkan perusahaan menolak karyawan “qualified” yang menginginkan status kerja “full-time”.

4.      Kebijakasanaan Peneriamaan Tenaga Lokal

Perusahaan mungkin mempunyai kebijaksanaan untuk menarik tenaga-tenaga lokal dimana perusahaan itu berlokasi dan beroperasi. Prioritas penarikan ini biasanya dimaksudkan untuk lebih terlibat dalam masyarakat dan menjalin hubungan baik dengan lingkungan masyarakat di sekitar perusahaan.

B.     Rencana-rencana Sumber Daya Manusia

Rencana Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam proses penarikan. Dengan merinci persediaan keterampilan, rencana latihan dan pengembangan serta promosi dan transfer, rencana personalia menguraikan pekerjaan-pekerjaan mana yang harus dipenuhi melalui penarikan dan mana yang akan diisi melalui internal. Rencana ini membantu proses penarikan karena meringkas kebutuhan-kebutuhan penarikan diwaktu yang akan datang.

C.    Kondisi Pasar Tenaga Kerja

Pasar tenaga kerja merupakan suatu wilayah geografis dimana kekuatan-kekuatan supplai (orang-orang yang sedang mencari pekerjaan) berinteraksi dengan kekuatan-kekuatan permintaan (perusahaan-perusahaan yang sedang mencari karyawan) dan dengan demikian menentukan harga tenaga kerja. Pemahaman kondisi pasar kerja memungkinkan manajemen untuk melakukan penarikan karyawan. Bila suplai wilayah tersebut terbatas, penarikan diperluas dan biasanya biaya-biaya tenaga kerja akan lebih besar. Sebaliknya, bila suplai karyawan yang “qualified” relatif tinggi dalam pasar tenaga kerja lokal, maka harga tenaga kerja cenderung rendah.

D.    Kondisi-kondisi Lingkungan Eksternal

Kondisi-kondisi di luar perusahaan sangat mempengaruhi penarikan. Di samping perubahan-perubahan dalam pasar tenaga kerja, tingkat pengangguran, kondisi dan tingkat petumbuhan perekonomian, hukum perburuhan, proyeksi angkatan kerja, kelangkaan tenaga kerja dengan keterampilan-keterampilan tertentu, dan kegiatan penarikan para pesaing. Semuanya dampak dalam upaya penarikan perusahaan. Meskipun faktor-faktor tersebut telah dipertimbangkan dalam perencanaan sumber daya manusia, lingkungan ekonomi dapat berubah secara cepat sesudah rencana disetujui.

Seperti halnya kondisi perekonomian, penjualan dan perubahan perilaku pesaing sering memaksa perusahaan untuk menyelesaikan upaya penarikannya. Persaingan yang semakin ketat untuk memperebutkan tenaga-tenaga berkualitas memerlukan tenaga program yang lebih agresif. Bila kondisi bisnis menurun, memungkinkan perusahaan mengurangi kegiatan penarikan.

E.     Persyaratan-persyaratan Jabatan

Persyaratan-persyaratan setiap jabatan adalah salah satu kendala penarikan. Departemen personalia perlu mempelajari permintaan-permintaan jabatan dari informasi analisis jabatan, dan komentar para manager. Pengetahuan akan persyaratan-persyaratan jabatan memungkinkan bagian personalia untuk memilih cara terbaik dalam program penarikan dengan batasan-batasan yang ada.

F.     Kebiasaan-kebiasaan Pelaksana Penarikan

Keberhasilan pelaksanaan penarikan di masa lalu akan membentuk kebiasaan-kebiasan. Hal ini dapat menghilangkan keputusan-keputusan yang memakan waktu, tetapi bisa juga meneruskan kesalahan-kesalahan atau menghadirkan alternatif-alternatif yang lebih efektif. Sehingga pelaksana penarikan memerlukan umpan balik positif dan negatif, agar tidak menggantungkan diri pada kebiasaan yang telah terbentuk.

2.3.            Saluran-Saluran Penarikan

Metode-metode penarikan sering disebut sebagai saluran-saluran (channels). Ada perusahaan menunggu secara pasif para pelamar lowongan pekerjaan yang datang kepadanya. Di lain pihak, banyak perusahaan lainnya menggunakan pendekatan lebih agresif dalam penarikan karyawan potensial. Perusahaan dan pelamar biasanya memanfaatkan sejumlah terbatas saluran yang tersedia. Berbagai saluran atau sumber yang dapat digunakan untuk penarikan karyawan adalah:

1.      Walk-ins

Pelamar atau pencari kerja datang sendiri ke perusahaan dan kamudian mengisi blangko lamaran yang telah disediakan. Lamaran-lamaran ini disimpan dalam satu file sampai ada lowongan pekerjaan atau sampai lamaran dinyatakan tidak valid lagi.

2.      Rekomendasi dari Karyawan (Employee Referrals)

Para karyawan perusahaan sekarang bisa merekomendasikan pencari pekerjaan kepada departemen personalia. Metode ini mempunyai beberapa kebaikan khas. Pertama, karyawan yang memberikan rekomendasi berarti telah melakukan penyaringan pendahuluan. Kedua, perusahaan memperoleh informasi lengkap dari pemberi rekomendasi tentang pelamar. Ketiga, karyawan akan cenderung merekomendasikan teman-temannya yang mempunyai kebiasaan dan sikap yang hampir sama. Dan terakhir, pelamar telah mengetahui karakteristik organisasi dari karyawan pemberi rekomendasi. Meskipun teknik ini legal dan baik, perusahaan harus berhati-hati dalam penggunaannya. Masalah utamanya dalah kecendrungan diskriminasi. Sebagai contoh, karyawan lebih cenderung untuk merekomendasikan teman-temannya yang mempunyai agama, berasal dari daerah atau suku bangsa yang sama.

3.      Pengiklanan

Pengiklanan (advertising) adalah suatu metode efektif lainnya untuk penarikan. Akhir-akhir ini ada kecendrungan terhadap penarikan yang lebih selektif melalui pengiklanan. Ini dapat dipengaruhi paling tidak dengan dua cara. Pertama, pengiklanan bisa di pasang pada media yang hanya dibaca oleh kelompok tertentu. Kedua, informasi lebih banyak tentang perusahaan, pekerjaan dan spesifikasi jabatan yang dapat dicakup dalam iklan memungkinkan penyaringan diri sebelum mengajukan lamaran.

4.      Agen-agen Penempatan Kerja

Penarikan tenaga kerja juga dapat dilakuakn melalui agen-agen penempatan tenaga kerja, baik pemerintah maupun swasta. Setiap pemerintahan biasanya mempunyai kantor penempatan tenaga kerja. Di Indonesia kantor-kantor penempatan ada diseluruh daerah dan dikelola oleh masing-masing Kantor wilayah Kementerian Tenaga Kerja. Kantor-kantor ini berfungsi penyalur kebutuhan lowongan pekerjaan dan pencari kerja. Disamping itu, agen penempatan biasanya menyediakan pelayanan informasi pekerjaan melalu papan-papan pengumuman atau penerbitan-penerbitan secara periodik (job flow) yang berisi daftar lowongan pekerjaan.

5.      Lembaga-lembaga Pendidikan

Pekerjaan-pekerjaan dalam perusahaan menjadi semakin teknis dan kompleks, sehingga perusahaan makin memerlukan para sarjana lulusan pendidikan tinggi. Sebagai konsekuensinya banyak perusahaan melakukan usaha-usaha khusus untuk membina dan memelihara hubungan konstruktif dengan lembaga-lembaga pendidikan.

6.      Organisasi-organisasi Karyawan

Di negara-negara maju, dimana serikat buruh cukup kuat, perusahaan dapat menarik karyawan dengan keterampilan-keterampilan tertentu melalui organisasi karyawan.

7.      Leasing

Untuk menyesuaikan dengan fluktuasi kebutuhan personalia jangka pendek, perusahaan bisa menarik karyawan honorer yang dibayar secara harian atau perjam. Praktek ini telah banyak bermanfaat dalam bidang-bidang tertentu. Dengan cara leasing perusahaan tidak hanya mendapatkan personalia yang terlatih baik dan terpilih tapi juga menghindarkan perusahaan dari kewajiban-kewajiban dalam pensiun, asuransi, dan kompensasi tambahan lainnya.

 

8.      Nepotisme

Penarikan anggota keluarga merupakan komponen program-program penarikan yang tak dapat dielakkan dalam perusahaan-perusahaan perorangan atau keluarga. Kebijksanaan seperti ini tidak berkaitan dengan penarikan atas dasar kecakapan, tetapi berdasarkan kepentingan dan kesetiaan kepada perusahaan.

9.      Asosiasi-asosiasi Profesional

Berbagai asosiasi professional (seperti KADIN, IWAPI, HIPMI, IAI, dan sebagainya) dapat berfungsi sebagai sumber penarikan. Organisasi-organisasi tersebut mungkin menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penempatan untuk membantu para professional mendapatkan pekerjaan.

10.  Operasi-operasi Militer

Banyak personalia terlatih berasal dari dinas militer yang telah habis masa tugasnya dan menjadi veteran. Mereka biasanya mempunyai keterampilan yang dapat diandalkan dalam bidang tertentu, seperti biasanya sebagai mekanik, pilot, atau tentu saja dalam penjagaan keamanan. Perusahaan yang memerlukan keterampilan-keterampilan tersebut dapat memanfaatklan para veteran.

11.  Open House

Suatu teknik penarikan yang relative baru adalah penyelenggaraan open house. Orang-orang disekitar perusahaan diundang untuk mengunjungi dan melihat fasilitas-fasilitas perusahaan, memperoleh penjelasan-penjelasan dan mungkin menonton pemutaran film mengenai perusahaan. Dengan cara ini, orang-orang diharapkan tertarik untuk bekerja di perusahaan. Metode ini terutama berguna untuk menarik para karyawan dengan keterampilan yang langka, atau dengan kata lain  sumber suplainya terbatas.[4]

2.4.            Evaluasi Penarikan

Tidak semua perusahaan berhasil dalam program-program penarikannya. Oleh karena itu, sumber-sumber yang digunakan senantiasa harus di evaluasi dan dinilai dengan derajat sukses dalam perolehan personalia yang cakap dan memenuhi persyaratan. Secara terinci, sukses fungsi penarikan dapat dinilai dengan menggunakan sejumlah kriteria. Di antara kriteria-kriteria itu adalah, dengan urutan sesuai derajat pentingnya:

1.      Jumlah pelamar

2.      Jumlah usul tentang pelamar yang diajukan untuk diterima

3.      Jumlah penerimaan atau pelamar yang diterima

4.      Jumlah penempatan karyawan yang berhasil

Jumlah pelamar merupakan petunjuk tentang memikat tidaknya program penarikan, mempunyai nilai terkecil dalam penentuan efektivitas program, karena pelamar dapat ditarik dengan berbagai metode tetapi mungkin tidak menghasilkan penerimaan yang berhasil. Jumlah usul yang diajukan adalah indikator kualitas para pelamar yang lebih baik. Jumlah penerimaan merupakan petunjuk yang jelas tentang jumlah personalia yang qualified, tetapi uji program yang paling penting adalah penempatan yang berhasil. Apakah penempatan berhasil? Apakah karyawan keluar karena kesalahan pengertian tentang sifat pekerjaan dan perusahaan? Apakah personalia yang diterima mempunyai sikap baik dan produktivitas tinggi? Evaluasi seperti ini akan tercakup dalam penilaian prosedur atau proses seleksi, tetapi seseorang tidak dapat secara tepat mengevaluasi program penarikan tanpa mempertimbangkan hasil akhirnya, yaitu penempatan yang berhasil.

2.5.            Blanko Lamaran Pekerjaan

Blanko lamaran perkerjaan (job application blank) mengumpulkan informasi tentang para pelamar dalam bentuk yang seragam. Informasi yang dikumpulkan dari setiap pelamar hendaknya dapat diperbandingkan. Bagian-bagian pokok blanko lamaran dapat diuraikan berikut ini.

1.      Data Pribadi

Hampir semua blanko lamaran dimulai dengan permintaan akan data pribadi. Nama, alamat, nomor telepon, dan status perkawinan adalah beberapa pertanyaan yang hampir universal. Pertanyaan-pertanyaan yang bisa menyinggung, saperti kesukuan atau agama, sebaiknya tidak digunakan. Atau dengan kata lain, perusahaannya seyogyanya menghindari pertanyaan-pertanyaan yang berbau diskriminatif. Departemen personalia harus mampu menunjukkan bahwa pertanyaan tersebut mempunyai hubungan dengan pekerjaan.

Lamaran bisa mencakup informasi tentang kesehatan, berat, dan tinggi badan, cacat yang akan menghambat pelaksanaan pekerjaan dan sakit bawaan. Dalam hal ini, perusahaan juga mungkin menghadapi masalah-masalah legal. Selanjutnya, informasi mengenai jumlah tanggungan dan kepada siapa perusahaan menghubungi dalam keadaan darurat juga lazim ditanyakan.

2.      Pendidikan dan Ketrampilan

Bagian pendidikan dan ketrampilan pada blanko lamaran dirancang untuk mengungkap kemampuan-kemampuan pelamar. Pemahaman akan kepribadian pelamar juga bisa diperoleh melalui proses ini. Secara tradisional, pendidikan merupakan kriteria utama dalam penilaian para pelamar. Sedangkan pertanyaan tentang ketrampilan khusus bisa digunakan untuk menilai prospek karyawan.

3.      Pengalaman Kerja

Pelamar sering diminta untuk menguraikan pekerjaan-pekerjaan masa lalunya. Dari informasi ini perusahan dapat mengetahui apakah pelamar adalah orang yang senang berpindah-pindah pekerjaaan atau cenderung menjadi karyawan yang “setia”. Review terhadap nama, tugas-tugas, tanggung-jawab jabatan dan gaji terakhir yang diterima menunjukkan apakah calon merupakan pelamar yang mempunyai kemampuan potensial.

4.      Status Pekerjaan

Beberapa pertanyaan lamaran berkaitan dengan sasaran pekerjaan dan kesediaan bekerja pelamar. Tercakup pada pertanyaan ini adalah posisi jabatan yang dicari, kesedian untuk menerima jabatan-jabatan lain, tanggal mulai bekerja yang diinginkan, gaji atau upah yang diharapkan, dan status penerimaan sebagai part-timer, karyawan tetap, honorer atau full-timer. Informasi ini membantu departemen personalia untuk memadukan sasaran pelamar dan kebutuhan organisasi.

5.      Keanggotaan Organisasi, Penghargaan dan Hobi

Pelamar adalah lebih daripada sekedar calon karyawan. Mereka juga wakil perusahaan dalam masyarakat. Untuk jabatan-jabatan manajerial dan professional, kegiatan-kegiatan “of-the-job” membuat calon lebih disenangi daripada calon-calon yang lain. Keanggotaan dalam organisasi-organisasi masyarakat, sosial dan professional menunjukkan perhatian pelamar terhadap masyarakat

6.      Referensi

Di samping referensi-referensi tradisional dari para karyawan lama atau temen-temen, pelamar bisa ditanya tentang informasi referensi lainnya (referencelike). Pertanyaan-pertanyaan ini mencakup catatan criminal dan latar belakang pelamar, dan mencari tahu tentang keluarga atau temen-temen pelamar yang bekerja atau pernah bekerja di perusahaan. Informasi-informasi semacam itu penting terutama untuk jabatan-jabatan tertentu,seperti kasir.

7.      Tanda Tangan

Pelamar pada umumnya diminta untuk menandatangani dan mencamtumkan tanggal lamaran mereka. Sebelum tanda tangan biasanya ada kalimat yang menyatakan otorisasi dan jaminan pelamar bahwa semua informasi yang diberikan dalam lamaran adalah benar, jujur dan tepat sejauh yang diketahui

Tweet